كيفية إنشاء خطة طوارئ للمؤسسات التجارية لإدارة أزمة فايروس كورونا - بقلم احمد الحريري

مع بدء توسع إنتشار فايروس كورونا, وجب على إدارة الشركات سواء صغيرة او كبيرة أخذ الأخطار الناتجة عن هذا الفايروس بعين الإعتبار و في هذه المقالة سأورد بعض التوصيات التي يمكن الإسترشاد بها كخطوط عامة.

تشكيل فريق لإدارة الأخطار.

·       إن اول خطوة يجب على الإدارة العليا أخذها هي البدء بتشكيل فريق عمل لإدارة الأخطار من مختلف إدارات الشركة.

·       يجب مراعاة ان يكون هناك ممثلان اثنان من كل إدارة , في حال إصابة احد بالفايروس يحل مكانه الأخر.

·       يجب مراعاة أن يكون الفريق قادراً على التواصل حتى بالرغم من وجود مسافات مكانية او فوارق زمنية.

·       على الإدارة العليا تحديد المهام و المسؤوليات والصلاحيات الخاصة بهذا الفريق.

مهام فريق إدارة الأخطار:

يقع على عاتق فريق إدارة المخاطر إدارة الأزمة و من مهامه :

أولاً : وضع خطة لإدارة الأخطار و لإستمرارية الأعمال.

على فريق إدارة الأخطار وضع خطة لإدارة الأخطار واستمرارية الأعمال تتضمن جدولة كل الأخطار التي قد تنشأ عن الفايروس و تحدد الأثر المتوقع والشدة لكل منها وطريقة معالجته إن تحقق و هذه الأخطار قد تشمل على سبيل المثال لا الحصر:

·       خطر نقص الموظفين نتيجة الإصابة "لا سمح الله"

·       خطر عدم القدرة على اخذ توقيعات المخول بالتوقيع.

·       خطر عدم إمكانية استخدام المباني نتيجة ظهور إصابة.

·       خطر إمكانية توقف العمل أو تلوث المصانع المنتجة والإفلاس.

·       خطر عدم الإلتزام بالعقود مع العملاء والآثار المالية لذلك.

·       خطر عدم الإلتزام بالعقود مع الموردين والأثار المالية لذلك.

·       خطر عدم الإلتزام بالعقود مع الدائنين وعدم القدرة على السداد والأثار المالية لذلك.

·       خطر إلغاء عقود نتيجة القوة القاهرة.

·       خطر فشل قنوات التواصل مع الموظفين أو فشل تكنولوجيا الإتصال أو عدم القدرة على حضور الإجتماعات.

·       خطر عدم إمكانية تلبية العملاء في الخارج نتيجة لتشريعات حكومية طارئة او لوجود حظر سفر.

·       خطر ظهور مطالبات بتعويضات أو بتغطية نفقات طبية ناتجة عن الإصابة بأماكن العمل.

·       خطر تعطل تكنولوجيا الإتصال المستخدمة.

ثانياً : وضع خطة لإدارة الإتصالات مع الأطراف ذات المصلحة.

تحيد الأطراف ذات المصلحة "الداخلية والخارجية" و الوزن النسبي لكل منهم.

تحديد طريقة التواصل مع الأطراف ذات المصحلة "الداخليين" كالموظفين. والخارجيين كالعملاء والموردين والمساهمين و الجهات الحكومية.

تحديد مدى موثوقية تكنولوجيا الإتصال المستخدمة

تحديد إمكانية تسريب البيانات والتعامل مع الإشاعات.

ثالثاً  : متابعة التوصيات الحكومية والإلتزام مع القوانين الحكومية.

 على فريق إدارة الأخطار رصد المشورات الحكومية و المشورات المقدمة من منظمة الصحة العالمية.

متابعة الأثر القانوني للقرارات الحكومية على اعمال الشركة.

رابعاً : رفع التقارير وتحديد السياسات الضرورية و رفع التوصيات للإدارة العليا.

·       تحديد سياسة العمل عن بعد (إذا أمكن).

·       تحديد سياسة السفر إلى الأماكن الموبوءة.

·       تحديد سياسة التعامل مع الموظفين الكبار في السن و ذوي الإحتياجات الخاصة.

·       تحديد سياسة التعامل مع الموظفين في الخارج الذين لم يستطيعوا دخول البلاد لإستئناف عملهم.

·       تحديد طريقة التعامل مع الموظفين القادمين من المناطق الموبوءة.

·       تحديد سياسة التعامل مع موظف ظهر عليه وعكة صحية.

·       تحديد الإجراءات الوقائية التي يجب على الموظفين اتباعها (المعقمات, الأقنعة, اللباس).

·       تحديد إمكانية اعادة توزيع الموظفين مكانياً او زمنياً (حسب المطلوب).

·       تحديد سياسة التعامل والتواصل مع أصحاب المصحلة (الموظفين, العملاء, الموردين, المساهمين ..إلخ) .

·       تحديد سياسة التعامل مع وسائل الإعلام  "إذا لزم"

·       تحديد سياسة التعامل مع الشائعات "إن وجدت"

·       رفع التقارير بصفة دورية للإدارة العليا.

احمد الحريري – 10.03.2020

مختص تأمين و إدارة أخطار.